Quando foi a última vez que você ouviu alguém mencionar que estava ocupado demais para fazer algo?

Não faz muito tempo, quando eu acordava apenas com tempo suficiente para me preparar para o trabalho e tinha pouco tempo para fazer qualquer coisa quando saía. Hoje, eu escrevo 1000 palavras, leio pelo menos uma hora, ouço podcasts, vou para a academia e gero um emprego em tempo integral. Isso não é para me gabar porque há pessoas que fazem muito mais do que eu.

É o que é possível quando você usa as técnicas de gerenciamento de tempo mais eficazes.

O gerenciamento de tempo não é complicado. Tudo se resume a ter a disciplina para executar o que é exigido a cada dia – quando ninguém está olhando. Significa ser produtivo nos dias em que você não está de bom humor. O gerenciamento do tempo é um desafio, mas ter o controle do seu dia vale o sacrifício.

Aqui estão algumas técnicas eficazes de gerenciamento de tempo que você pode usar para retomar o controle de seus dias.

1. Deixe seu desejo ardente o abastecer

Alguma vez você já se perguntou como algumas pessoas são capazes de ir ao ginásio 5 a 7 dias por semana durante anos? Ou como alguns empresários são capazes de sacrificar seus fins de semana para ter sucesso?

Eles conseguem muito, porque estão comprometidos, evitando distrações diariamente.

Tome Kobe Bryant, por exemplo, que acordou horas antes do treinamento para praticar seu tiroteio.

Alguns chamam isso de encontrar sua paixão, outros acham o significado da sua vida. Não pense demais nisso – imagine como sua vida ideal seria.

Que tipo de trabalho você estaria fazendo? Que tipo de estilo de vida você teria? As probabilidades são de que há alguma lacuna entre sua vida atual e onde você quer estar.

Use essas respostas para definir metas significativas para viver sua vida ideal. Você será capaz de superar tempos difíceis e se concentrar em gerenciar seu tempo.

Este artigo irá ajudá-lo a encontrar o combustível:

Como se motivar e ser feliz todos os dias quando você acordar

2. Acompanhe como você está usando seu tempo

Se você não sabe como está gastando seus dias, está perdendo seu tempo.

Não acredita em mim?

Os dados mostram que a pessoa média passa 3 horas no telefone diariamente. E isso é apenas o tempo em seu smartphone, não incluindo seus “intervalos” e outras partes do seu dia. É por isso que acompanhar seu tempo é fundamental para entender como você gasta seu tempo e como otimizá-lo.

Um ótimo aplicativo para ajudá-lo a controlar o tempo é o Atracker. Quando você usa este aplicativo pela primeira vez para acompanhar seu tempo, você se sentirá “esquisito”. Imagine fazer seu tempo durante e depois do intervalo, quando estiver lendo e assistindo à TV.

A verdade é que acompanhar o seu tempo não é sexy e pode fazer você se sentir como um robô. Pelo menos esse foi o caso para mim depois de rastrear meu tempo por quase um ano.

Em vez disso, concentre-se apenas no rastreamento de suas tarefas mais importantes. Por exemplo, se sua meta do dia for escrever 1000 palavras, acompanhe isso. Acompanhar todas as suas tarefas por um dia inteiro pode causar a queimadura. Uma boa regra a seguir é disponibilizar de 2 a 5 horas para suas tarefas produtivas todos os dias.

É melhor completar 4 tarefas sentindo-se motivado do que 8, sentindo-se estressado.

3. Domínio Ajustando a Eventos Inesperados

Imagine definir suas metas para o dia seguinte:

Você escreve o que você fará e estima quanto tempo levaria para concluir cada tarefa. Porque é uma segunda-feira, você sabe como vai passar o seu dia. Então, do nada, seu chefe lhe pede para completar uma tarefa exigente que leva para o trabalho até às 19 horas. Você vem cansado, mas seus filhos e sua esposa estão exigindo atenção – então você passa tempo com eles. Antes que você perceba, são 10 da noite e hora de ir para a cama.

O cenário acima é diferente para todos, mas o resultado é o mesmo – nada é feito.

Muitas vezes vivi dias como este e fiquei desapontado ao ir para a cama. Mas a realidade é que você precisa se adaptar ao inesperado.

Como?

Garantindo o máximo de tempo possível durante o dia. Isso significa acordar de 2 a 3 horas antes para concluir suas tarefas mais importantes. Isso também significa avaliar seu ambiente atual para aproveitá-lo completamente.

Em seu trajeto de ida e volta do trabalho, ouça um Podcast educacional em vez de música, leve consigo um livro a todo momento para ler durante o tempo ocioso.

Agora, pense em quais áreas do seu dia você não está aproveitando ao máximo.

4. Use esta palavra para gerenciamento de tempo efetivo

“Não se pode ter algo por nada. A felicidade tem que ser paga por … ”- Alley Huxley,

Eu entendo, você odeia dizer “não”. Eu também não gosto de dizer essa palavra. Mas a realidade é que você tem dito “não” sem saber. Para cada vez que você disse “sim” para algo, você disse “não” em outro lugar.

Não há nada como conseguir algo por nada. Quando um amigo te convida para sair para tomar uma bebida e dizer “sim”, você disse “não” para escrever 500 palavras ou disse “não” para passar um tempo com sua família.

Durante todo o dia, você será bombardeado com solicitações diferentes, desde tirar o lixo até passar tempo com os amigos. Cabe a você se concentrar no que é importante e em como você gastará seu tempo.

Dizer “não” nem sempre é a resposta, mas saber quando fazer isso ajuda você a liberar mais tempo ao longo do dia.

Aprenda o Arte suave de dizer não com Leo Babauta.

5. Adicione tarefas importantes ao seu cronograma

“Dá-me seis horas para derrubar uma árvore e vou passar os quatro primeiros afiando o machado.” –Abraham Lincoln

Você pode gastar 5 horas sendo produtivo a cada dia e ainda perdendo seu tempo.

Como?

Trabalhando nas tarefas erradas.

Isso é algo com que já lutei no passado e algo que você precisa evitar se quiser maximizar seu tempo.

Gaste um bom tempo planejando como você alcançará suas metas. Por exemplo, se você deseja criar um estudo de negócios bem-sucedido, aqueles que já estão onde você deseja estar. Em seguida, defina um ou dois objetivos que você acredita que ajudarão você a chegar lá. Faça seus objetivos SMART.

As metas SMART são específicas e relevantes. Dessa forma, você pode rastreá-los e garantir que eles sejam atingíveis. Definir metas SMART garante que você será produtivo, trabalhando em suas tarefas importantes.

Há alguns anos, eu queria criar um negócio de SEO (search engine optimization). O problema é que eu não sabia de nada e passei meses construindo meu site.

O resultado?

Depois de terminar o meu website, percebi que não estava tão interessado em SEO como tinha pensado antes. Então comecei do zero, perdendo dezenas de horas construindo um site que nunca usei.

Ter metas SMART me evitaria esse destino.

6. Apenas complete o que é importante

Preencher seu calendário com tarefas produtivas não é o único objetivo com o gerenciamento de tempo. É sobre realizar apenas suas tarefas mais importantes. Caso contrário, você se encontrará em uma corrida para baixo, com itens de atividades inacabadas todos os dias.

Em primeiro lugar, descubra o que você está tentando fazer: você deseja obter uma nova promoção? Você está querendo começar a ganhar dinheiro através da escrita freelance?

Depois de definir suas metas SMART, divida-as em metas diárias úteis. Concentre-se em suas tarefas mais importantes e conclua-as primeiro. Não gaste mais do que 3 a 4 horas diariamente, completando esses objetivos. Isto é supondo que você tenha um emprego em tempo integral, ou então você vai se esgotar.

Muitos empreendedores de sucesso, como Gary Vaynerchuk, trabalham uma quantidade enorme de horas diariamente. Mas isso não é sustentável para a maioria das pessoas.

Não muito tempo atrás, eu tinha preenchido minha agenda com mais de 5 horas de trabalho além do meu emprego em tempo integral. Quando me concentrei apenas em ser produtivo, meus relacionamentos sofreram. Eu também não estava conseguindo os resultados que eu queria.

No entanto, ter menos tempo me forçou a encontrar atalhos e me concentrar apenas em minhas tarefas mais produtivas.

7. Limite seu tempo em cada tarefa

A lei de Parkinson afirma que o trabalho se expandirá até preencher o tempo disponível. Portanto, dê a si mesmo 4 horas para concluir algo e você gastará esse tempo para fazer isso.

Pense em quando você estava na escola e tinha um papel para escrever, se você fosse como a maioria, você adiaria até o último momento – e de alguma forma completaria o trabalho em algumas horas.

Essa é a lei de Parkinson em movimento.

Para ser eficiente com seu tempo, você precisa definir um limite para todas as tarefas em que trabalha. Será um desafio no começo, mas em breve você aprenderá a maximizar seu tempo.

Por exemplo, se você tiver que escrever um post de 1500, dê a si mesmo 4 horas para concluí-lo. Isso leva 2 horas para escrever 1500 palavras e 2 horas para editar. Se você tiver pouco tempo, adicione uma hora extra na próxima vez.

Este é um processo sem fim. Mas você se tornará mais eficiente quanto mais praticar.

8. Recarregue Sua Mente Diariamente

Você pode ter toda a unidade do mundo; mas sem uma mente clara, você vai queimar.

Meditar não é hype, funciona. Apesar da pesquisa fazer backup de suas afirmações positivas, meditar ajuda você a estar presente.

Se você chegou em casa, cansado do trabalho, imaginando para onde foi seu dia, sabe como é não estar presente. Imagine aparecer na classe meio adormecida. Então, imagine-se energizado em sala de aula e fazendo perguntas.

O segundo exemplo é como estar presente pode afetar a qualidade do seu trabalho. Em vez de completar suas tarefas pela metade, sua qualidade de trabalho melhorará.

Então, como você medita?

Começando.

Quando comecei a meditar, não fazia ideia do que estava fazendo. Por fim, comecei a usar um aplicativo de meditação guiado e aproveitei a meditação desde então.

Aprenda com os muitos ótimos recursos que expõem esse tópico e experimentam os benefícios da mudança de vida:

9. Use esta estratégia para manter o foco no laser

Você é um ótimo multi-tasker?

Se você respondeu sim, está sacrificando a eficiência.

No tempo de hoje, a maioria das pessoas se orgulha de ser um grande “multitarefas”. Até os gerentes das grandes corporações se orgulham de fazer malabarismos com muitas tarefas.

Apesar da pressão das empresas americanas para fazer mais, a multitarefa não é a solução.

Por quê?

Porque você demorará mais para concluir as tarefas e gerar mais erros. É uma situação de perder e perder.

Em vez disso, concentre-se em concluir uma tarefa com eficiência. Isso ajudará você a evitar queimar e cometer menos erros. Mas, focar em uma tarefa é mais fácil falar do que fazer.

Como multitarefa anterior, eu precisava olhar para o meu telefone enquanto escrevia e assistir TV enquanto estava lendo. Apesar de eu querer me concentrar, foi uma das coisas mais difíceis de se fazer e por um bom motivo. Na sociedade ocidental de hoje existem milhares de distrações diárias.

Pesquisas mostram que uma pessoa comum vê mais de 5000 anúncios por dia. Fator em compromissos de trabalho, obrigações familiares e é claro por que temos dificuldade em se concentrar.

Uma solução que funcionou para mim foi meditar e trabalhar em sprints de Pomodoro. A técnica de Pomodoro envolve trabalhar em intervalos de 20 a 45 minutos – com um intervalo entre 5 e 10 minutos. Por exemplo, você trabalharia sem parar por 25 minutos, faria um intervalo de 5 minutos e depois repetiria.

Usando a técnica Pomodoro irá ajudá-lo a manter o foco sem queimar.

10. Constantemente Busque Melhorar

O gerenciamento de tempo não é uma habilidade que você pratica uma vez e bate em seu currículo. É uma habilidade que requer um enorme investimento de tempo e paciência. Você não será especialista em gerenciar seu tempo apenas lendo este artigo.

Você também não precisa aprender uma dúzia de estratégias. É provável que você saiba algumas técnicas sobre como gerenciar melhor seu tempo, mas não as aplica. Sua solução é criar um ambiente produtivo.

Siga pessoas produtivas e ouça especialistas que compartilham dicas de produtividade. Logo seus bons hábitos começarão a ficar para você.

Ao acompanhar seu tempo, registre seu progresso; para que você possa acompanhar o quanto você está gerenciando seu tempo e onde está aquém do esperado.

À medida que você melhorar, saberá quanto tempo uma determinada tarefa levará para concluir e planejar com antecedência.

The Bottom Line

Imagine definir uma meta e ter certeza de que você conseguiria.

Mesmo que você não tenha conseguido, você sabe que você teria pelo menos um progresso significativo. Tudo porque você se tornou um mestre em administrar seu tempo.

Administrar meu tempo melhor me permitiu controlar meus dias. Isso me deu força para dizer “não” e melhorar a qualidade do meu trabalho. Você também pode conseguir grandes coisas se estiver disposto a trabalhar!

Agora que você conhece algumas das técnicas de gerenciamento de tempo mais eficazes, escolha uma para trabalhar. Depois de dominar um passo para o próximo.

Em breve, você será uma máquina de produtividade, atingindo mais de 10h do que a maioria do mundo em seu dia inteiro.

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Crédito da foto em destaque: Jens Kreuter via unsplash.com


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