David Allen Obtendo as coisas feitas livro já existe há mais de dez anos e mudou totalmente a forma como muitos trabalhadores do conhecimento trabalham e brincam.

O sistema me ajudou e minha equipe Aqui no Lifehack, o trabalho mais importante é feito diariamente, mensalmente, semanalmente e com vida.

Mas, e se (isso é um grande e se) houvesse algo melhor lá fora do que o GTD para aumentar sua produtividade enquanto diminuía a sobrecarga da sua vida? E se houver algo melhor e se encaixar no estilo de vida do trabalhador do conhecimento?

Bem, você pode parar de se preocupar e olhar. Estou aqui para lhe dizer que o GTD é o melhor sistema de produtividade, pois pode ser adaptado para se adequar ao seu estilo de vida, possui os modelos mais completos que você pode usar por toda a vida e contém dois segredos de armas de produtividade pessoal.

1. É difícil encaixar no começo, mas se tornará sua segunda natureza.

Uma das principais razões pelas quais as pessoas desistem do GTD, especialmente no início, é que parece haver muito a fazer.

“Você quer dizer que eu tenho que sair e comprar uma etiquetadora, um armário de arquivos, notas adesivas, uma lista de aplicativos e melhores canetas?” Não, não a menos que você queira.

O livro de Allen sugere que você tenha algumas coisas para fazer as coisas começarem, mas você não precisa fazer isso, você pode começar a trabalhar com um notebook e uma caneta de baixa qualidade.

Outra coisa que a GTD sugere é levar dois dias inteiros para coletar e processar tudo em sua vida pessoal e profissional. Lembro-me de ler isso e pensar: “como diabos isso é possível? Eu tenho muitas coisas para fazer e quero terminar agora! ”

Embora dar a si mesmo dois dias inteiros para limpar e limpar sua vida seja incrível, você pode começar coletando e processando a medida que avança.

A ideia das próximas ações e projetos pode ser estrangeira (embora bem-vinda!) A alguém que tenha usado listas de tarefas diárias para realizar coisas no passado. Algumas pessoas ficam presas e confusas com tantas listas e coisas nessas listas.

Principalmente isso é devido à falta de conclusão de revisões semanais adequadas. Uma vez que se instala com o GTD, recolhe e organiza as coisas nas listas certas e, em seguida, analisa-as de forma consistente, a confusão desaparece.

O GTD leva tempo e prática para entender e usar. Mas depois de algum tempo, torna-se uma segunda natureza para o praticante. Isto é apenas com a ajuda dos modelos que o Sr. Allen criou.

2. É um modelo criativo completo com todos os conceitos essenciais.

Algumas pessoas acham que o Sr. Allen “criou” as ideias por trás do GTD. Isso não é verdade.

O que podemos lhe dar crédito é identificar as coisas que os profissionais ocupados e os seres humanos fazem para fazer mais com o mínimo de esforço e estresse. Ele então juntou esses princípios e criou um modelo para produtividade.

Em vez de fazer o que muitos gurus da produtividade faziam antes dele, o Sr. Allen decidiu que abordar o seu trabalho de uma abordagem de baixo para cima era a maneira mais rápida de se tornar mais produtivo o mais rápido possível.

Depois de “limpar seus baralhos” com suas próximas ações e identificar seus projetos, ficou mais fácil reconhecer seus objetivos de vida maiores e o que sua vida significava. Então você modifica seus projetos para atingir essas metas.

O Sr. Allen nos deu o Cinco Fases do Fluxo de Trabalho (Coletar, Processar, Organizar, Revisar e Fazer), o Modelo de Planejamento Natural para criar e seguir em frente em projetos, a regra de 2 minutose muitas outras coisas que podemos utilizar para fazer as coisas.

Essas idéias estavam sempre lá; O Sr. Allen foi inteligente e criativo o suficiente para colocá-los todos juntos em um bom pacote. Os modelos do GTD ajudam a torná-lo o melhor sistema de produtividade, porque sempre é possível voltar aos “princípios básicos” do sistema para retornar a um estado de fluxo em seu trabalho e vida.

3. As alternativas ao GTD sempre têm algo faltando.

Existem algumas alternativas para o GTD, como Master Your Workday Now (também o One Minute Todo List), GSD, Getting Results do Agile Way, ZTD e muitos outros.

A coisa é que quase todos eles tiram coisas do modelo de Allen, ou não abrangem o quadro maior do trabalho e da vida, permitindo que muitas coisas importantes caiam nas rachaduras.

Eu tentei a maioria dessas outras alternativas (embora não por longos períodos de tempo) e sempre senti que algo estava faltando. Foi o sistema completo que a GTD me ofereceu que essas alternativas não cobriam.

Por exemplo, Getting Results the Agile Way é muito interessante, mas se você olhar mais para ele, verá que ele é fortemente baseado nos princípios básicos do GTD. Resultados ágeis, em seguida, adiciona uma camada superior de certificar-se de que você está obtendo resultados durante a sua semana, o que realmente é uma revisão semanal modificada que o Sr. Allen sugere em GTD.

Então, parece que as alternativas para o GTD são apenas versões modificadas do sistema do Sr. Allen, não são idéias completamente diferentes sobre como lidar com o seu trabalho.

Sim, eles podem funcionar para alguns outros, mas temos que ver que, sem a GTD, a maioria desses sistemas não existiria em sua forma atual, fazendo da GTD uma espécie de pilar de sistemas de produtividade.

4. Ele abrange obras pessoais e profissionais.

A GTD não se importa se seu trabalho é profissional ou pessoal. Isto é todo o trabalho nos olhos do seu sistema.

É claro, você pode segregar tarefas de trabalho para tarefas domésticas e projetos, mas você não precisa, se não quiser.

Tudo leva a mesma quantidade de “RAM física” em seu cérebro para que tudo possa ser tratado como trabalho, tudo de “criar relatórios TPS” para “comprar petiscos para os cachorros”. Tudo é considerado trabalho pelos padrões da GTD.

5. Leva você a começar a agir.

Eu disse a você que havia dois segredos que fazem da GTD o melhor sistema de produtividade, lembra? Esses segredos são o ato de capturar e a ideia da próxima ação.

Um dos maiores problemas que o GTD tenta resolver é a ideia de os trabalhadores terem muitos “loops abertos” em suas vidas. Os loops abertos são basicamente todas as coisas com as quais nos comprometemos a fazer, mas não os acompanhamos de alguma forma (a não ser em nossos cérebros falíveis).

O estresse é induzido quando temos muitos loops abertos de uma só vez e não os capturamos em um sistema em que podemos confiar que eles estão. Nossas mentes começam a correr e tudo fica em baixo.

Capturar é a chave para se manter saudável.

Entre, capture. Capturar permite que o praticante de GTD feche os ciclos abertos em sua vida escrevendo-os e mantendo-os fora de sua mente. É assim que alguém começa a chegar ao aspecto da “mente como a água” e começa a aliviar o estresse de todas as coisas que eles mantiveram em sua mente por tanto tempo.

Identificar a próxima ação de qualquer projeto é outro segredo da GTD.

Ver o que a próxima ação física absoluta nos permite dar o primeiro passo na conclusão de um projeto de qualquer tamanho. O problema com muitos projetos paralisados ​​ou ainda não concluídos é que eles não foram pensados ​​e a próxima ação física para fazer o projeto se mover não foi identificada.

Quando comecei a identificar a próxima ação física, fiquei surpreso ao ver a rapidez com que consegui fazer com que um projeto “preso” se movesse, não importando quão pouco a próxima ação realmente fosse. Coisas como “chame Bob para obter o nome do número do seu contador” são suficientes para desencadear um grande projeto como “Forme sua LLC”.

A captura e as próximas ações são os segredos do motivo pelo qual o GTD é o melhor sistema de produtividade.

Conclusão

Se você considerar a maioria dos aspectos do GTD, você sentirá uma sensação de alívio em relação ao seu trabalho e à sua vida que você nunca sentiu antes.

O GTD é o melhor sistema de produtividade porque abrange uma ampla gama de casos de uso e é simples e complexo o suficiente para suportar um sistema pessoal, bem como pode ser usado para alguns de seus maiores projetos no trabalho.

A abordagem bottom-up da GTD para produtividade ajuda você a fazer as coisas mais urgentes em sua vida para ter energia para responder à pergunta “qual é o propósito da minha vida?”. Ele ajuda você a revisar seu progresso semanalmente e permite planejar efetivamente o futuro .

E com as ideias de captura e próxima ação da GTD, você pode usá-la para fechar instantaneamente loops abertos e mover projetos inativos para frente.

Mesmo que o GTD já existe há algum tempo, ele ainda se mostra o melhor sistema de produtividade para o qual os trabalhadores do conhecimento têm acesso.

Se você quiser saber mais sobre o sistema GTD, não perca nossa entrevista exclusiva com David Allen:

Líderes da GTD: Entrevista Exclusiva da Lifehack com David Allen e Mike Williams

Crédito da foto em destaque: Unsplash via unsplash.com


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