Você é uma daquelas pessoas que está sempre correndo atrás do tempo para cumprir seus prazos e fazer seu trabalho? Bem, se esse for o caso com você, então este artigo é exatamente para você.

Se você está sempre atrasado com seus prazos e sem tempo para fazer um trabalho, você já parou para considerar que talvez algo esteja errado com sua eficiência? Ou talvez, sejam suas habilidades de gerenciamento de tempo que estão colocando você atrasado e sempre atrasando seus prazos.

Este artigo fornece algumas dicas práticas sobre como trabalhar com mais eficiência.

Por que é importante se tornar mais eficiente e cumprir prazos no tempo?

Ser improdutivo pode contrariar a satisfação e os objetivos de vida a longo prazo. Antes que você perceba, você vai encontrar-se lutando para alcançar a felicidade básica na vida e você vai encontrar-se envolvido em uma teia sem fim de trabalhos pendentes.

Assim, a fim de permanecer competitivo em seu local de trabalho e ser considerado como um recurso humano valioso de sua organização, pode ser uma boa ideia levantar suas meias e parar de correr para cumprir os prazos de cada vez.

Aqui estão algumas dicas que ajudarão você a melhorar seu jogo e se tornar uma pessoa mais entusiasmada na vida, que consegue cumprir seus prazos e permanecer uma pessoa produtiva:

1. Identifique e elimine todos os trabalhos improdutivos da sua agenda

Isso pode significar que você precisa desligar o telefone enquanto trabalha ou que precisa desistir da assinatura do Netflix ou de qualquer outra coisa.

Só você pode definir o que é que tira a atenção e o tempo enquanto você está trabalhando. É bom identificá-los o mais cedo possível e livrar-se deles.

A mídia social é uma das principais áreas que distraem muitas pessoas. Se esse for o seu caso, encontre maneiras de se manter longe dos sites e dedique seu tempo ao trabalho.

2. Comece por estabelecer pequenos prazos para si mesmo

Cumprir um prazo maior com uma enorme carga de trabalho pode ser complicado quando você está tentando se colocar no caminho certo. Em vez disso, dê a si mesmo metas de curto prazo, como “Eu não vou usar meu celular para a mídia social navegando pela próxima hora'.

Atenha-se a esses objetivos e se encontre em um lugar mais feliz quando os conhecer. Lentamente, isso vai colocá-lo em um hábito para atingir seus objetivos e prepará-lo para alcançar os objetivos maiores também.

3. Identifique trabalhos que podem ser delegados

Delegado trabalha para os outros e liberar seu tempo para participar de tarefas importantes que só você pode executar:

Como delegar trabalho (o guia definitivo para líderes de sucesso)

4. Atualize seu conjunto de habilidades

Atualize seu conjunto de habilidades para adquirir conhecimento e talento que o ajudarão a se destacar do restante de sua frota. Isso ajudará você a realizar seu trabalho com excelência e a atingir seus objetivos no prazo.

5. Comece fazendo trabalhos que precisam ser feitos primeiro

Isso manterá seu trabalho no caminho certo e evitará a pressa de última hora para realizar os trabalhos importantes.

6. Prioritzse seu trabalho

Participe desses trabalhos primeiro, o que requer sua atenção imediatamente e salve os trabalhos restantes para o final do dia. Isso ajudará você a se manter atualizado com sua lista de tarefas e atender primeiro a trabalhos prioritários.

Você descobrirá que sua agenda gradualmente se ajusta à medida que você realiza seus trabalhos um a um. Isso também irá liberar seu tempo para participar de outros trabalhos, que não são tão importantes na natureza.

9 táticas úteis para enfrentar prazos e trabalhar com eficiência

Não importa qual seja sua profissão, todas as pessoas se esforçam para cumprir os prazos em uma ou mais vezes em suas carreiras profissionais. Prazos tendem a criar uma carga imensa de estresse sobre aqueles que são obrigados a encontrá-los.

Além disso, perder um prazo é um resultado adverso que as pessoas mais produtivas tendem a evitar em todas as circunstâncias. Felizmente o suficiente para a maioria das pessoas que trabalham duro lá fora, aqui estão algumas táticas comuns e úteis que podem ajudá-lo a enfrentar até mesmo os prazos mais assustadores e briguentos de todos os tempos.

Vamos dar uma olhada nessas dicas para salvar vidas, que foram divididas em três fases, para a conveniência de sua compreensão.

Antes de iniciar um projeto

O seu objetivo de se tornar mais eficiente e gerenciar seus prazos deve, idealmente, emanar desde o momento em que você planeja iniciar um projeto.

1. Defina o escopo desse projeto diretamente antes de você

Antes de começar a trabalhar em um projeto, defina o escopo desse projeto diretamente diante de você. Isso ajudará você a entender o contexto do trabalho que você deve realizar durante o período do projeto.

Isso envolve antecipar o volume de trabalho que requer conclusão antes da chegada de um prazo. Ao fazer isso, também mantenha um tempo extra para que, caso você encontre algo inesperado, consiga resolver o problema sem atrapalhar o cronograma do seu prazo.

2. Pense duas vezes antes de se comprometer com um novo projeto

Ao mesmo tempo, faz sentido contabilizar seus trabalhos de projeto existentes antes de você se comprometer com outro. Tudo somado, nesta fase, você é obrigado a fazer tudo o que garante que você tenha tempo suficiente para cumprir o tempo que você cometeu.

Durante o projeto

Este é o estágio em que você realmente estará fazendo tudo para cumprir seus prazos e permanecer eficiente em seu trabalho.

3. Concentre-se em começar o trabalho o mais cedo possível

Nesta fase, seu objetivo deve ser o foco em começar o trabalho o mais cedo possível. A procrastinação é uma desgraça que pode colocá-lo em estado de desespero à medida que seu prazo se aproxima. Esperar o último minuto para iniciar um projeto pode ser bastante contraproducente e atrasá-lo.

4. Mantenha o foco nas tarefas que estão no topo da sua lista de prioridades

A melhor estratégia que você pode adotar nesse estágio é escolher as tarefas que estão no topo da sua lista de prioridades. As tarefas mais importantes e mais difíceis devem ser feitas primeiro.

Adopte as estratégias de gestão do tempo para ficar em sintonia com o relógio. Ficar focado em sua área de trabalho ajuda muito a torná-lo uma pessoa mais produtiva. Assim, seria muito útil para você se você adotar um estilo de vida saudável, comer direito e descansar o máximo.

Além disso, mantenha sua área de trabalho livre de distrações, para que você não seja empurrado para desviar seu foco para algo que não é uma prioridade.

5. Acompanhe seu progresso

Muitas vezes, você deve tomar medidas para acompanhar seu progresso e verificar que parte de suas metas foram atendidas no processo de conclusão de seus trabalhos. Dê a si mesmo metas de curto prazo, que são sempre mais fáceis de cumprir.

Juntamente com esses objetivos de curto prazo, crie o hábito de verificar seu progresso diário, o que lhe dará uma ideia precisa sobre o que você realizou e o que ainda precisa ser realizado.

Se você está atrasado em seus objetivos, isso também irá ajudá-lo a gerenciar melhor o seu tempo, a fim de alcançar seus objetivos a tempo.

6. Suspenda atividades que não contribuem para suas metas

Às vezes, pode ser essencial suspender várias atividades que não contribuem para seus objetivos e seu trabalho. Com isso, você deve entender diretamente o impacto de atividades como as mídias sociais, que tendem a perturbar seu foco, atenção e cronograma.

Assim, evitando as mídias sociais e atividades semelhantes, seria uma decisão sábia, até você ultrapassar um prazo apertado.

Se necessário, você também pode contar com a ajuda de ajudantes para atender a um trabalho iminente. Em meio a todo esse processo, não se esqueça de manter um registro do seu trabalho e garantir que ele esteja à altura da marca.

Antes de entregá-lo, você deve ter certeza sobre a exatidão do trabalho. Afinal de contas, não há sentido em fazer um trabalho simplesmente com o propósito de fazê-lo, a menos que ele não tenha os frutos que você esperava.

Na verdade, faz mais sentido pedir mais algum tempo para realizar um trabalho, em vez de enviar um trabalho pela metade ou algo que não está à altura da marca.

Depois que o projeto é feito

Simplesmente enviar um trabalho de projeto não significa que seu trabalho esteja concluído. Ainda há mais algumas coisas que você pode fazer para melhorar sua eficiência e se tornar uma pessoa mais produtiva a longo prazo.

7. Envie seu trabalho de projeto antes do prazo para o cliente

Você pode tentar enviar seu trabalho de projeto antes do tempo para o cliente, a fim de ganhar mais tempo para outros projetos, que podem ser concluídos no prazo também.

Além disso, oferece a vantagem adicional de impressionar o cliente. Desta forma, você será encarregado de outros trabalhos, o que é bom para sua economia.

8. Confirme o recebimento do projeto

A próxima coisa mais importante que você deve fazer é confirmar o recebimento do projeto. Mesmo nesses tempos de avanço tecnológico, há grandes chances do cliente culpá-lo pelo não recebimento do projeto dentro do prazo estipulado. Portanto, a única coisa que você deve fazer depois de enviar seu projeto é confirmar se ele foi recebido pelo cliente.

Além disso, faça questão de faturar seu trabalho prontamente para que você possa receber suas dívidas dentro de um prazo razoável, mantendo as coisas fluindo para você.

9. Obtenha feedback do cliente

Em meio a todo esse cenário, é absolutamente importante obter feedback do cliente para o trabalho enviado por você. Isso ajudará você a analisar se a qualidade do trabalho feito por você é satisfatória. Depois de receber uma resposta positiva ao seu trabalho, você se sentirá mais motivado para cumprir seus prazos de trabalho no tempo.

O Guia Preguiçoso para Parar de Perder Prazos

Dito isto, aqui está um guia rápido para o procrastinador preguiçoso em você, que está cansado de perder prazos, para que você consiga encontrar alguns deles a tempo.

1. Seu foco deve estar em quando precisa ser feito, em vez de se concentrar no que precisa ser feito.

O prazo final do projeto às vezes se torna o fator decisivo para determinar a qualidade de sua produção e sua capacidade de completá-la a tempo.

Prazos são temidos porque as pessoas se sentem limitadas por causa deles. Assim, uma maneira de superar o medo é negociá-los e colocá-los com seu cliente em seu próprio conforto.

2. Às vezes, algumas pessoas perdem prazos por sua causa.

Às vezes, algumas pessoas tendem a perder prazos, não porque são preguiçosas ou porque não conseguem concluir o trabalho a tempo.

Às vezes, o motivo da falta de prazos é a falta de satisfação com a qualidade do trabalho realizado por você. Nesta situação, você precisa entender que visar a perfeição é uma boa qualidade, mas somente enquanto não atrapalhar seus prazos.

No momento em que começa a acontecer, seria do seu interesse mudar seu foco para cumprir seus prazos, em vez de tentar ser perfeito.

3. Sempre tente trabalhar em conjunto com prazos de curto e longo prazo.

Os prazos de curto prazo visam mantê-lo motivado e interessado em seu trabalho, enquanto os prazos de longo prazo visam construir sua meta geral para atingir objetivos de longo prazo.

4. Nunca tente ultrapassar o espaço do seu quarto.

Envolva-se em um trabalho que seja tão grande quanto você tenha tempo para enfrentar. Preencha o seu prato com apenas o trabalho que você pode manipular.

5. Procure estabelecer-se por horas fixas ao trabalhar em seus projetos.

Se você trouxer uma grande variação em suas horas de trabalho, então você estará disposto a dar desculpas para trabalhar tarde ou adiar uma tarefa específica para outra hora do dia.

Pensamentos finais

Chegar atrasado não leva tempo para se transformar em um distúrbio psicológico e antes que você perceba, torna-se um hábito que você continua cultivando dentro de você por um tempo infinito.

Se este for o seu caso, talvez seja a hora de parar de culpar o tempo e começar a fazer uma introspecção do que está errado na sua agenda, para que você possa se tornar uma pessoa mais eficiente e começar a cumprir seus prazos.

Com minhas dicas práticas acima, você abandonará o hábito de acelerar os prazos e começará a trabalhar com eficiência.

Crédito da foto em destaque: A L L E F. V I N I C I U S Δ via unsplash.com


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