Você já participou de uma reunião e ficou confuso com o que a reunião deveria ter alcançado após o término?

É uma ocorrência comum; você participa de sua reunião mensal regular da organização, de uma reunião especial da força-tarefa ou de uma reunião do comitê de grupo social, prontamente, que continua e continua. Quando acabou, você ficou coçando a cabeça, imaginando o que tirar da reunião.

Você fez sua devida diligência e levou uma caneta e papel, mas nada importante foi dito que você poderia anotar. Você pode se lembrar de algumas piadas engraçadas de alguém que interrompeu o palestrante ou as anedotas pessoais da presidente que deram muitas de suas próprias opiniões, mas no final você se sentiu cansado, insatisfeito e sem saber qual era o objetivo da reunião:

“O que esse encontro deveria realizar? Houve alguma agenda de reunião?

Se isso é algo que você experimentou, é sinal de uma reunião mal administrada. Infelizmente, muitas reuniões são uma perda de tempo.

Não admira que muitos de nós temem as reuniões em geral.

Como mudar suas reuniões do flat para o awesome

O problema com reuniões ineficazes é que as pessoas não as planejam adequadamente e, no entanto, esperam que as reuniões sejam bem-sucedidas. Como a maioria das coisas na vida, se você não planeja atividades importantes, planeja falhar.

Para uma reunião ser bem sucedida, você deve ter um bom plano para isso. Isso implica estabelecer uma agenda clara, acionável e diferenciada que direcionará o andamento da reunião para que ela não se torne uma tangente.

Pense no que você deseja alcançar na reunião antes do tempo. Dessa forma, você preparará uma mensagem adequada, os participantes terão pontos-chave para tirar da reunião, que abordam diretamente os problemas em questão, e todos se afastarão da reunião sentindo que seu tempo foi bem gasto.

Mas como você constrói uma agenda sólida para uma reunião que vale a pena?

Etapas para criar uma agenda sólida para qualquer reunião

De acordo com o psicólogo organizacional, palestrante e consultor da equipe de liderança Roger Schwarz, uma agenda eficaz define expectativas claras para o que precisa ocorrer antes e durante uma reunião. Schwarz escreve em um artigo da Harvard Business Review:

“Ele ajuda os membros da equipe a se preparar, aloca o tempo com sabedoria, rapidamente coloca todos no mesmo tópico e identifica quando a discussão está completa … Se ainda ocorrerem problemas durante a reunião, uma agenda bem projetada aumenta a capacidade da equipe de abordá-los com eficácia e rapidez. .

Claro, não há varinha mágica para fazer com que as agendas das reuniões sejam pop. Porém, as dicas a seguir ajudarão você a criar uma agenda simples e eficaz que torne cada reunião mais eficiente e divertida para todos:

1. Defina a meta para a reunião

Invente com um objetivo claro e definitivo para a reunião de antemão.

Qual é o propósito de realizar a reunião? É para introduzir novas diretrizes políticas, gerar novas ofertas promocionais em potencial, detalhar questões que precisam ser resolvidas, planejar uma atividade como uma campanha de doação para uma instituição de caridade local ou outra coisa?

Determinar o objetivo exato da reunião estabelece um objetivo claro e focado, para que suas reuniões não sejam desviadas e não tenham um rumo sem foco ou sem objetivo.

Se você precisar pesquisar e reunir mais informações sobre a meta da reunião, é melhor fazê-lo antes do início da reunião. Dessa forma, você chegará armado com todas as informações necessárias para realizar a reunião sem problemas.

2. Esboço de tópicos de discussão

Listar os tópicos, temas ou questões que serão discutidos na reunião.

Escolha tópicos que afetem toda a equipe, em vez de indivíduos, e que exijam que a opinião de toda a equipe seja resolvida adequadamente, como “Como alocar melhor os recursos compartilhados?” Ou “Como podemos melhorar as relações entre funcionários e gerentes?”

Mantenha as discussões da reunião para menos de 5 tópicos. Muitos tópicos de discussão levam a longas agendas que parecem assustadoras e podem não ser lidas.

Cuidado ao delinear os tópicos da agenda que não são interdependentes pode fazer com que os membros se desliguem nas discussões ou não participem da reunião.

3. Identifique quem deve comparecer

Nomeie as pessoas que devem estar presentes na reunião. Tocar os membros dessa maneira ajuda a motivar esses indivíduos e outros a participarem.

Entre em contato com os membros antes do tempo para agitar rapidamente a agenda e atribuir papéis a eles. Isso os ajudará a investir mais na agenda da reunião e poderá ajudar a desenvolver novos líderes dentro da equipe.

Se alguém além de você estiver apresentando alguma parte da agenda ou moderando a reunião, liste essas pessoas também. Envie seus nomes na agenda com pelo menos uma semana de antecedência para manter todos informados e na mesma página.

4. Peça informações dos outros membros

Incentive todos os outros presentes na reunião a se envolverem na definição dos itens da agenda, em vez de distribuir metas e objetivos definidos apenas pelos líderes em uma reunião próxima.

Peça ao grupo ou aos membros da equipe que enviem suas sugestões para os itens da pauta, perguntas sobre os assuntos a serem discutidos na próxima reunião ou outras questões que precisam ser abordadas na configuração da equipe.

Incentivar a participação dos membros na definição da agenda ajuda-os a se tornarem mais investidos na reunião e motivados a atingir as metas. Schwarz aconselha:

“Se você decidir não incluir um item, seja responsável – explique seu raciocínio ao membro da equipe que o sugeriu.”

5. Alocar tempo para cada item de discussão

Decida a quantidade apropriada de tempo para alocar a cada item da agenda e informe aos membros exatamente quanto tempo será gasto em cada tópico das discussões.

Tenha cuidado para não ultrapassar o tempo dos itens da agenda. Deixe o peso e a prioridade do tópico ditarem a quantidade apropriada de tempo alocada a ele. Desta forma, os membros não gastarão muito tempo com questões menos importantes em detrimento de questões mais importantes, e a reunião não será superada.

A agenda é o seu roteiro. Deve indicar todas as paradas no caminho para alcançar seu objetivo, sem permitir muitas paradas desnecessárias e viagens paralelas.

6. Indique como os membros devem se preparar para a reunião

As reuniões geralmente são ruins porque as pessoas não estão preparadas.

Instrua os membros da equipe a refletir sobre as razões pelas quais a reunião está acontecendo e o resultado desejado antes do tempo. Isso significa que você precisa enviar a agenda com tempo suficiente antes da reunião.

Peça aos membros para pesquisar e ler material de apoio sobre os itens da agenda. Diga-lhes para virem preparados com seus pensamentos iniciais sobre cada tópico.

Além disso, liste o material ou ferramentas de que eles precisam para levá-los para a reunião, se houver, como um gravador de voz, caneta e papel.

7. Adicione uma seção de perguntas e respostas para discussões ao vivo

Isso deve ser adicionado no final da agenda da reunião, onde você permite que os participantes façam perguntas.

De acordo com um estudo publicado na revista Management Research Review, os funcionários consideram as reuniões mais produtivas quando recebem recursos que as ajudam a ter um melhor desempenho em suas funções.

Para isso, dizemos: alocar tempo para que os membros façam perguntas pertinentes ou levantem questões fora do assunto até o final da reunião.

Live Q & As fornecer gratificação imediata para os participantes. Aqueles que são capazes de expressar suas perguntas sentem-se como se estivessem sendo ouvidos e isso os ajuda a obter o feedback que eles buscam para se destacar.

Além disso, você pode obter informações valiosas sobre os sentimentos, frustrações ou lacunas de informações que existem em áreas específicas das perguntas dos participantes, o que pode ajudar a informar a agenda da próxima reunião.

8. Defina uma data, hora de início e término e localização

Certifique-se de manter o horário de início e término da reunião, mesmo que haja apenas três pessoas na sala. A notícia será sempre pontual e as pessoas chegarão a tempo ou não virão.

Se as pessoas continuarem aparecendo tarde ou não aparecerem, essa pode ser a sua dica para alterar o local, a hora ou os itens da agenda da reunião.

9. Fazer provisão para uma revisão da reunião

Se sua equipe ou grupo se reúne regularmente, duas perguntas podem informar uma revisão simples e eficaz da reunião no final: “O que fizemos bem?” E “O que queremos fazer de forma diferente para a próxima reunião?”

Investir cinco ou dez minutos para responder a essas duas perguntas simples é cultivar a sensação de progredir nas reuniões, melhorar o desempenho da equipe e, finalmente, remover o remorso das reuniões dos participantes.

10. Deixe espaço para celebrar as conquistas

Depois de realizar uma reunião bem-sucedida e envolvente, faça questão de destacar e celebrar as conquistas que você realizou na reunião.

Você alcançou as metas que você definiu para a reunião? Comemore isso e quaisquer outros sucessos na reunião como uma maneira de promover o espírito de equipe e moral.

Considere também marcos de membros individuais. Talvez um dos membros tímidos tenha feito uma contribuição significativa pela primeira vez na reunião. Comemore isso também, como forma de dar reconhecimento aos participantes. Estudos mostram que 83% dos funcionários encontram mais reconhecimento em reconhecimento do que em recompensas e presentes.

Linha de fundo

As pessoas temem reuniões quando a reunião não tem estrutura e organização. Você poderá superar esse desafio sendo proativo ao projetar uma agenda de reuniões clara e focada.

Siga o conselho deste artigo e aplique as sugestões antes de hospedar sua próxima reunião.

Crédito da foto em destaque: Štefan Štefančík via unsplash.com

Categorias: Life Hack

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