Você já sentiu que não tem tempo suficiente? Você está sempre correndo de uma responsabilidade para outra sem tempo para si mesmo? Você apenas tem a sensação de que está perdendo tempo?

Você não está sozinho.

De acordo com uma pesquisa da Gallup, 61% dos americanos que trabalham afirmam que não têm tempo suficiente para fazer o que querem.

Além disso, 68% das pessoas sentem que não estão descansando o suficiente (provavelmente com um cruzamento significativo entre essas populações).

Mas isso é realmente um resultado de estar sobrecarregado com responsabilidades? Ou é simplesmente um produto de gerenciamento de tempo ruim?

Neste artigo, examinaremos todas as maneiras pelas quais você está perdendo tempo e como parar de fazer isso … começando agora.

Compensar pelo tempo perdido

Provavelmente, você gravitou na primeira possibilidade – afinal, estar ocupado tornou-se uma espécie de símbolo de status nos Estados Unidos.

Mas, se houver a possibilidade de perder tempo sem perceber, você pode estar se sobrecarregando com responsabilidades de muito mais horas do que o necessário diariamente.

Assim, você deve isso a si mesmo – e às pessoas ao seu redor – para tomar conhecimento dos hábitos de perda de tempo que você nem sabia que tinha e começar a aplicar soluções para corrigi-los.

Você pode ser um gerente de tempo eficiente, mas isso não significa que você é perfeito. As chances são boas de que pelo menos alguns desses truques podem ajudá-lo a parar de perder tempo:

1. Acompanhe os seus maus hábitos de email

Você provavelmente está perdendo tempo com o e-mail sem perceber, esteja demorando muito tempo para redigir suas mensagens, permitindo que seus segmentos de e-mail disparem em proporções incontroláveis ​​ou permitindo que contatos improdutivos interfiram no seu dia.

Passamos 6,3 horas por dia verificando o e-mail, por isso é quase certo que uma grande quantidade de tempo desperdiçado esteja acontecendo na sua caixa de entrada. A única maneira de saber com certeza é usar um aplicativo de análise, como o EmailAnalytics, para analisar seus hábitos de e-mail e identificar onde você está perdendo mais tempo.

Depois de reconhecer suas áreas problemáticas, crie um plano de como abordá-las. Por exemplo, você pode resolver começar um número menor de conversas ou definir um limite de 10 minutos para você mesmo ao redigir um novo e-mail.

2. Apenas diga não

É difícil dizer “não” a qualquer coisa, seja uma nova atribuição de um chefe ou uma reunião social de um de seus melhores amigos. Infelizmente, cada “sim” que você dá é um novo segmento de tempo que você terá que gastar fazendo algo que pode ou não ser benéfico para você a longo prazo.

Dizer “não” pode liberar horas do seu tempo com cada instância e, desde que você seja educado e respeitoso, provavelmente não haverá consequências. Como um bônus adicional, dizer não pode capacitá-lo a fazer menos acomodações e, possivelmente, comandar mais respeito de seu chefe e colegas de equipe.

3. Tome decisões mais rápidas

Você passa mais tempo em estado de indecisão do que imagina. Você pode ter um debate interno sobre a possibilidade de iniciar o projeto agora, às 16h, ou apenas esperar para iniciá-lo amanhã de manhã.

Você pode não agir em uma tarefa porque sabe que há a possibilidade de delegá-la no futuro.

Em qualquer caso, cada minuto que você gasta pensando em sua decisão é um minuto em potencial desperdiçado – supondo que não haja novas informações a serem consideradas. Apontar para tomar decisões mais rápidas, e você vai acabar com esse desperdício da sua vida imediatamente.

4. Definir limites e cumpri-los

Com que frequência você verifica seus feeds de mídia social durante o dia ou se encontra vagando pelo mesmo jogo para celular que você baixou?

É provável que você perca mais tempo com esses aplicativos intencionalmente sugadores de tempo do que sabe. Felizmente, existem maneiras de definir limites de tempo para você mesmo, para que você possa reduzir esse tempo para um número fixo e razoável.

Se você usa um dispositivo iOS, pode usar Acesso guiado da Apple para restringir a acessibilidade de outros aplicativos em seu telefone ou, se você usa o Android, pode usar um aplicativo como o AppDetox para definir limites cuidadosos para apps específicos que você conhece e desperdiçar seu tempo.

5. Tome muitas pausas

No meio do dia de trabalho, é natural pensar que gastar apenas mais uma hora no trabalho, em vez de fazer uma pausa para o almoço, resultará em maior produtividade, mas isso não é necessariamente o caso.

Trabalhar por muito tempo sem intervalos fará com que seja mais difícil para você se concentrar no trabalho, o que significa que uma tarefa que normalmente leva 30 minutos pode levar 45 minutos ou até mais.

Pesquisas sugerem que a proporção ideal de intervalo de trabalho está funcionando por 52 minutos, depois quebrando por 17, mas isso vai variar com base no tipo de trabalho que você está fazendo e, é claro, nas suas preferências individuais.

A linha inferior é que você precisa fazer mais pausas ao longo do dia, se você quiser aproveitar ao máximo suas horas de trabalho; Caso contrário, você desperdiçará energia.

6. Inverter as reclamações em ação

Todo mundo reclama de tempos em tempos, seja uma sessão de desabafo catártico ou uma tentativa de ganhar apoio social para um problema comum.

Infelizmente, reclamar é uma maneira ruim de gastar seu tempo; reclamações geralmente não farão com que você se sinta melhor e não farão nada para mudar a situação que o frustrou em primeiro lugar. Em vez de reclamar, crie um item de ação.

Por exemplo, se você está com raiva por estar preso no trânsito, faça uma anotação mental para sair para o trabalho amanhã de manhã. Se a deli fizer seu pedido errado, opte por experimentar uma delicatessen diferente na próxima vez. Se seu aplicativo não estiver funcionando, mude para uma tarefa diferente temporariamente.

7. Desativar Notificações de Distração

As distrações podem parecer que elas só desperdiçam alguns segundos do seu tempo, mas a pesquisa mostra que leva mais de 23 minutos para recuperar totalmente seu foco depois de se distrair.

Notificações de coisas como plataformas de e-mail e mensagem instantânea, independentemente do objetivo a que se destinam, quase certamente o afastarão de qualquer tarefa em que você esteja se concentrando.

Considere desligá-los; você pode ficar off-line por algumas horas, mas você terá muito mais trabalho. Dependendo da cultura do seu local de trabalho, pode ser necessário enviar um alerta proativo para informar às pessoas quando e por quanto tempo você ficará off-line.

8. Maximize o seu trajeto

A menos que você esteja trabalhando em casa, passa o tempo todo viajando diariamente.

Com a média de deslocamento nos Estados Unidos em cerca de 25 minutos em cada sentido, isso provavelmente significa que você está desperdiçando cerca de 5 horas por semana apenas em viagens necessárias. Como não há como se livrar desse tempo, sua melhor opção aqui é maximizar esse tempo.

Tomando o transporte público pode liberar suas mãos e atenção para que você possa se concentrar no trabalho em seu caminho (e poupar dinheiro ao mesmo tempo).

Andar de bicicleta para o trabalho pode poupar-lhe uma ida ao ginásio mais tarde. E se você estiver preso, pode realizar conferências por viva-voz ou acompanhar os audiolivros para aproveitar ao máximo cada minuto.

9. Ignorar Reuniões

As reuniões são oportunidades importantes para o desperdício de tempo porque incluem muitas pessoas, são mal organizadas e ocupam uma parte significativa do seu dia.

O trabalhador médio gasta um terço de seu tempo em reuniões e esse tempo é frequentemente gasto improdutivamente. Se você gasta 9 horas por dia trabalhando, isso equivale a 3 horas por dia em reuniões ou 15 horas por semana.

Imagine se você reduzisse o número de reuniões atendidas pela metade ou reduzisse suas reuniões de uma hora para reuniões de 30 minutos. Você economizaria instantaneamente 7,5 horas por semana.

Transforme suas reuniões em atualizações por e-mail para manter as informações fluindo.

10. Cortar suas perdas

Os seres humanos estão sujeitos à falácia do custo irrecuperável; é um viés cognitivo que nos faz relutar em reduzir nossas perdas em projetos e batalhas nos quais já investimos fortemente.

Por exemplo, digamos que você tenha gasto 10 horas trabalhando em uma nova estratégia de publicidade, mas não está obtendo retornos acima da média.

Logicamente, seria melhor mudar para uma nova estratégia, mas como você já investiu muito tempo nisso, talvez se sinta tentado a gastar ainda mais em um esforço para recuperar suas perdas.

Aprender a reduzir essas perdas e sair cedo pode economizar inúmeras horas – e milhares de dólares.

11. Delegar tarefas para outras pessoas

Muitos profissionais modernos relutam em delegar, sob o pretexto de que treinar alguém para fazer a tarefa levaria mais tempo do que fazer a tarefa sozinho.

Isso pode ser verdade, mas é uma estratégia de curto prazo; Treinar alguém para fazer uma tarefa recorrente com frequência é um investimento que o poupará de ter que realizar essa tarefa novamente.

Você pode perder tempo em treinamento hoje, mas evitará perdas de tempo indefinidamente no futuro. Não tenha medo de delegar suas tarefas de baixa prioridade, se isso significar gastar mais tempo no que você faz melhor.

12. Faça uma coisa de cada vez

A multitarefa comprovadamente compromete seu desempenho em cada tarefa que você tenta coordenar; Em outras palavras, fazer uma tarefa de cada vez acaba sendo uma opção mais eficaz.

Pode parecer que administrar duas janelas separadas ao mesmo tempo é a coisa mais produtiva a ser feita, mas está colocando uma tensão indevida no cérebro e provavelmente está diminuindo a qualidade do seu trabalho nas duas áreas.

Em vez disso, concentre-se em apenas uma tarefa por vez; você cometerá menos erros e provavelmente terminará as duas tarefas mais rapidamente.

13. Declutter seu espaço

Se você gerencia um espaço de trabalho físico ou todos os seus arquivos importantes são armazenados digitalmente, a organização é importante.

Se você precisar de mais 5 minutos toda vez que precisar rastrear uma informação, não poderá fazer muita coisa ao longo do dia.

Levar uma hora para reorganizar sistematicamente seu espaço de trabalho economizará muito mais do que uma hora no futuro. E, se você ainda estiver trabalhando com sistemas de arquivamento em papel, considere mudar para um programa baseado em nuvem; é difícil superar a eficiência de uma pesquisa digitalmente assistida.

14. Abaixe a barra

O conselho comum é “atirar para a lua”, visando objetivos elevados para motivar-se para um melhor desempenho.

Mas lutar constantemente para alcançar esses altos objetivos pode ser contraproducente.

Além de gastar tempo em tarefas que não são otimizadas para suas próprias habilidades, você pode acabar prejudicando sua própria moral quando não as alcança; afinal de contas, o verdadeiro segredo da felicidade é estabelecer expectativas modestas, tanto para você quanto para as pessoas ao seu redor.

Definir metas menores e mais viáveis ​​ajudará você a usar seu tempo com mais eficiência e permitirá definir prazos mais realistas.

15. Cuide da sua redação

Quando você afirma que está “ocupado”, provavelmente não está pensando em todas as pequenas responsabilidades que compõem o seu dia ou em todas as tarefas opcionais escolhidas (seja involuntariamente ou por falta de hábito).

Mudar seu fraseado pode ajudar a chamar sua atenção para esses desperdiçadores de micro-tempo. Em vez de dizer “Estou muito ocupado” para uma determinada tarefa ou oportunidade, digamos, “isso não é uma prioridade para mim agora”.

É um truque psicológico sutil que ajuda a perceber onde estão suas prioridades e chama a atenção para os hábitos e rotinas diárias que estão ocupando mais tempo do que você percebe.

Você está muito ocupado?

Você é quem define sua agenda.

Recupere seu tempo

Muitas dessas estratégias exigem que você mude um hábito ou faça novos, o que não é fácil, não importa o quanto você esteja comprometido com a solução do seu problema de desperdício de tempo.

Felizmente, melhorar a sua conscientização sobre esses problemas é metade da batalha, e qualquer passo que você tome para melhorar esses problemas terá um efeito mensurável na produtividade e no equilíbrio entre vida pessoal e profissional.

Se você está com dificuldades para começar, comece com apenas uma das dicas acima e tente otimizar seu estilo de trabalho para melhorá-lo ao longo da próxima semana.

Não há vergonha numa abordagem gradual e, em última análise, pode ser melhor ajudá-lo a manter hábitos positivos. Então pare de perder tempo hoje; você ficará muito melhor.

Crédito da foto em destaque: Pexels.com via pexels.com


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