Ao longo dos 25 anos em que trabalhei em ambientes corporativos e treinei empreendedores, as pessoas sempre procuraram melhorar suas habilidades de gerenciamento do tempo.

Como coach, muitas vezes as pessoas vêm até mim porque sentem que não têm tempo suficiente para alcançar tudo o que desejam a cada dia. Eles estão ocupados, mas não estão trabalhando nas coisas que lhes dão grande alegria ou causam um impacto real em seus negócios e vida.

Estar em ação constante durante todo o dia é a norma. Eles estão presos em um ciclo interminável de ocupações e ocupam o tempo com tarefas.

Uma das coisas que percebi sobre o trabalho ocupado é que isso não torna as pessoas mais produtivas ou criativas. De fato, cria mais complexidade e complexidade.

Lidar com e-mails, ir a inúmeras reuniões, fazer várias tarefas e trabalhar em atividades de baixo valor geralmente não é o melhor uso do seu tempo.

E se houvesse uma maneira diferente de pensar sobre como você gerencia seu tempo? Você gostaria de gerenciar seu tempo com mais eficiência e terminar cada dia satisfeito com o que conquistou?

Existem algumas estratégias simples de gerenciamento de tempo que as pessoas ocupadas podem usar para se tornarem mais eficazes, produtivas e obterem mais das coisas mais importantes feitas.

Abaixo estão 8 estratégias de gerenciamento de tempo que pessoas ocupadas podem implementar agora para simplificar suas vidas e mudar a maneira como pensam sobre como gerenciar seu tempo.

1. Faça uma auditoria de tempo

Se você quiser assumir o controle do seu tempo, o primeiro passo é entender como está gastando seu tempo agora.

Você não pode fazer alterações até ter clareza sobre onde está e o que está funcionando e o que não está funcionando?

Essa auditoria oferece uma visão geral do valor que você está criando e dos resultados que você está entregando no momento em que você está investindo em cada projeto ou tarefa. Isso ajudará você a simplificar tudo para que possa entender muito rapidamente se está usando seu tempo de forma produtiva ou não.

Quando meus clientes de coaching realizam uma auditoria de tempo, eles geralmente fazem isso por sete dias seguidos e eu recomendaria o mesmo para você.

Como realizar uma auditoria de tempo

  1. Pegue um pedaço de papel em branco
  2. Coloque uma data no topo
  3. Desenhe três linhas na página
  4. Título da primeira coluna “Trabalho de alto valor”
  5. Título da segunda coluna “Bom trabalho”
  6. Título da terceira coluna “Trabalho de baixo valor”

Trabalho de alto valor é o trabalho que você gosta de fazer, em que você é ótimo. É o trabalho que fornece os maiores resultados.

Bom trabalho é o trabalho que você gosta. Ele oferece bons resultados, mas é um trabalho que muitas vezes é repetitivo e alguém poderia fazer o mesmo bem ou melhor

Trabalho de baixo valor não te excita e provavelmente te frustra. Ele não produz grandes resultados, reduz seus níveis de energia e pode ser interrompido ou dado a outra pessoa.

Para cada projeto ou tarefa que você realizar, atribua-o a uma das três colunas com o nome do trabalho e o tempo gasto.

No final dos 7 dias, totalize o tempo gasto em cada coluna e em cada projeto.

Eu prefiro papel, mas você também pode usar uma ferramenta como alternar ou colher.

Isso pode ser um exercício de abertura dos olhos. No final da auditoria, procure maneiras de melhorar a maneira como você gasta seu tempo. Pergunte a si mesmo como você pode gastar mais tempo fazendo o Trabalho de Alto Valor que cria o maior impacto, traz mais alegria e entrega os resultados desejados.

2. Definir metas de gerenciamento de tempo

Sem uma visão ou objetivos claros, pode tornar-se fácil derivar, perder o foco e se distrair.

Ao criar clareza sobre onde você está agora e para onde quer chegar, torna-se muito mais fácil concentrar seu tempo nas atividades de alto valor que o ajudarão a alcançar seus objetivos.

Através da definição de metas específicas e mensuráveis, você pode identificar claramente qual é o seu futuro ideal e criar um plano e um caminho para chegar lá.

Com essa clareza, você pode simplificar tudo. Você está claro sobre o seu destino e sabe a melhor maneira de gerenciar seu tempo, recursos e pessoas para chegar lá,

Compreendendo o que você faz melhor e o que pode criar o maior impacto, você obtém maior clareza sobre a melhor forma de usar seu tempo e quem mais pode ajudá-lo a atingir suas metas.

Dominar o seu tempo é em parte sobre as mudanças que você pode fazer. É também sobre quem pode ajudá-lo a se tornar ainda mais eficaz.

Definir metas pode dar a você a força de vontade e a motivação para avançar na direção certa, economizando tempo e reduzindo a ocupação e a procrastinação.

Defina metas para cada período de 90 dias e, em seguida, analise seu desempenho no final desse ciclo. Analise o que funcionou e quais avanços você alcançou. Em seguida, configure suas próximas metas de 90 dias.

Saiba mais sobre a definição de metas para realizar as tarefas neste artigo: 17 dicas inteligentes sobre o estabelecimento de metas para obter mais sucesso

3. Delegar e Terceirizar

Ao concluir uma auditoria de tempo, você entende exatamente onde está gastando seu tempo e em quais atividades.

A chave para uma delegação eficaz é entender seus pontos fortes exclusivos e o maior valor que você cria, e descobrir como você pode gastar mais e mais tempo fazendo esse trabalho.

Às vezes, sentimos que somos as únicas pessoas que podem fazer o trabalho, por isso, nos apegamos a tarefas das quais não gostamos e nos contamos com as coisas que fazemos de melhor.

Todos nós podemos voltar horas fazendo um trabalho melhor e mais produtivo. Trabalho que nós realmente amamos fazer.

Em vez de pensar em como você pode ajustar tudo à sua agenda, considere quem são as pessoas que podem realizar projetos e tarefas.

Pense em onde sua energia criativa e habilidades únicas poderiam ser melhor utilizadas.

Um CEO de uma agência de viagens com quem trabalhei voltou 15 horas por semana simplesmente contratando um assistente para trabalhar com ela. Ela foi capaz de gastar mais do seu tempo fazendo as coisas que ela fez melhor e amava fazer. Isso incluiu ganhar novos negócios, passar tempo com seus clientes e obter mais referências.

Tente esta dica:

A cada 90 dias, pense em como você pode eliminar 3 itens da sua lista de trabalho de baixo valor que atualmente o frustra, incomoda ou não oferece nenhum valor real.

Pense em três coisas da sua lista de boas obras que você pode delegar ou terceirizar.

Pense em 3 coisas da sua Lista de Alto Valor que você quer passar mais tempo fazendo.

Continue seguindo este processo a cada 90 dias para se libertar ainda mais para concentrar mais tempo nas coisas que você faz melhor e trazer os resultados de nível mais alto.

Este guia sobre como delegar será útil para você:

Você caiu na armadilha “Ocupada”? Aqui está o seu caminho

4. Comece a priorizar

Quando você é claro e intencional sobre como deseja gastar seu tempo e suas metas futuras, a chave é começar a priorizar seu tempo para tornar essas metas uma realidade.

Se você não definir prioridades, pode perder o foco, se distrair e começar a procrastinar. Seu tempo será preenchido com atividades de baixo valor e o perfeccionismo pode se infiltrar.

Se você tem 20 itens em sua lista de tarefas a cada dia, você não está priorizando. Quando você tem uma lista de tarefas pendentes interminável e caixa de entrada saliente, sua carga de trabalho se expandirá continuamente, levando à sobrecarga e à perda de clareza e foco.

Se você está super ocupado, a chave para o gerenciamento do tempo é o foco e a priorização das atividades que o ajudarão a alcançar seus objetivos.

Uma estratégia simples de gerenciamento de tempo é definir no máximo cinco coisas que você deseja alcançar a cada dia. Essas são suas prioridades.

Se você conseguir concluí-las, poderá trabalhar em outras coisas, mas as cinco que você identificar terão prioridade.

Essa intencionalidade garante que você não se distraia e passe para itens e tarefas que não estão na sua lista de prioridades.

Confira este artigo sobre como priorizar melhor: Como priorizar direito em 10 minutos e trabalhar 10 vezes mais rápido

5. Faça a coisa mais importante primeiro

Essa estratégia é uma das chaves para o gerenciamento eficaz do tempo.

Comece o seu dia perguntando a si mesmo:

“Qual é a primeira coisa que eu tenho que alcançar hoje?”

Uma vez que você está claro sobre isso, e se compromete a conseguir isso, é provável que você realmente faça o trabalho.

Esta técnica irá parar a desordem, distrações e caos de afetar o seu dia.

O motivo? Você tomou uma decisão consciente no começo do dia, quando sua força de vontade é forte.

Você notou que à medida que o dia passa você tem menos e menos força de vontade e energia para se concentrar?

Então, faça a coisa mais importante ou as coisas primeiro.

Se você tiver configurado chamadas com clientes em potencial, faça isso de manhã.

Se você tiver uma apresentação importante para escrever, faça isso de manhã.

Não faça multitarefa. Concentre-se em um projeto de cada vez e trabalhe até completar.

Seja qual for a sua coisa mais importante, se você fizer isso primeiro, nunca terá um dia em que não tenha feito algo importante.

Seguindo esta estratégia simples de gerenciamento de tempo, você geralmente acabará tendo um dia muito produtivo.

Às vezes, você pode ter que começar a dizer com menos frequência se as coisas não forem uma prioridade ou não se enquadrarem em suas metas. Como? Aprenda a dizer não deste artigo: A arte suave de dizer não

6. Crie a rotina perfeita de manhã e noite

Se você está operando no seu pico fisicamente e mentalmente, você estará mais focado e produtivo.

Criar sua rotina matinal perfeita pode dar a você o foco e a energia claros para completar suas principais prioridades para o dia.

Se puder, gaste de 60 a 90 minutos configurando um dia de “alto desempenho” todos os dias, concentrando-se no que VOCÊ deseja alcançar.

Tome um café da manhã saudável, leia, medite, faça uma caminhada – o que for melhor para você. Em seguida, esquematize e seja claro sobre suas prioridades para o dia.

Qual é a única coisa em que você quer se concentrar – faça isso primeiro até ser concluído. Isso requer compromisso e consistência.

Pode ser difícil começar com, mas, assim como ir ao ginásio, pode ficar mais fácil com o tempo, se você começar a alcançar os resultados desejados.

Se você quiser dobrar sua produtividade e maximizar seu tempo, crie uma rotina noturna para apoiar sua rotina matinal.

No final de cada dia, dedique 15 minutos para refletir sobre o dia. Anote 3 coisas que foram ótimas sobre esse dia. Isso pode estar recebendo um novo cliente, uma ótima reunião que você teve, comentários positivos sobre o seu trabalho. Qualquer coisa que faça você se sentir positivo e confiante. Essa estratégia também faz você se sentir grato pelo que conquistou.

Em seguida, anote as 3 a 5 coisas que você deseja alcançar no dia seguinte, listadas em ordem de prioridade. Isso garantirá que tudo esteja fresco em sua mente na manhã seguinte e criará uma mentalidade confiante.

Para adicionar mais uma camada a essa estratégia, gaste 30 minutos em um domingo configurando suas principais prioridades para a semana seguinte.

7. Work in Time Blocks

Se você é sério sobre ganhar mais controle sobre seu tempo, experimentando mais liberdade e conquistando qualquer sentimento de estresse e sobrecarga, então você não deve fazer várias tarefas.

Em vez disso, trabalhe em partes do tempo focado em seus projetos prioritários. Não alterne entre tarefas ou projetos.

Eu trabalho no princípio 60/60/30, trabalhando em partes de 50 minutos, depois faço uma pausa de 10 minutos nos primeiros dois pedaços de tempo antes de depois levar 30 minutos para ler, andar ou meditar.

Essa estratégia pode ajudar a manter sua energia ao longo do dia e dar a você uma sensação real de realização, pois os projetos serão concluídos.

Muitas pessoas usam a técnica Pomodoro para rastrear seu tempo, mas você pode simplesmente usar a função timer no seu telefone.

8. Tome tempo para si mesmo

Com que frequência você tira tempo para si mesmo ou celebra realizações pequenas ou grandes todos os dias?

Para alguns, é um distintivo de conquista trabalhar mais e trabalhar mais horas para fazer o máximo possível.

Se você continuar a fazer isso de forma consistente, você pode estar em perigo de esgotamento.

Ao aproveitar ao máximo o seu tempo, agilizando seu fluxo de trabalho e concentrando-se nas atividades de alto valor que o ajudarão a atingir suas metas, você terá mais tempo para gastar em si mesmo e com as pessoas importantes.

Você precisa se dar ao trabalho de dedicar um tempo ao seu negócio, quer você queira gastar esse tempo em desenvolvimento pessoal ou com a família ou amigos, isso é com você, mas dê a si mesmo esse tempo.

Dan Sullivan, fundador da Strategic Coach criou um sistema exclusivo de gerenciamento de tempo para ajudá-lo a concentrar seu tempo, energia e criatividade para produzir seus melhores resultados.

Parte deste sistema de gerenciamento de tempo é um foco em ter Dias Livres, que é um dia de 24 horas, da meia-noite à meia-noite, durante o qual não há atividades relacionadas ao trabalho.

O objetivo deste dia é ajudar as pessoas a rejuvenescer e aumentar a energia para garantir que elas mantenham altos níveis de produtividade e criatividade.

The Bottom Line

Quando as pessoas ocupadas falam sobre não ter tempo suficiente, geralmente elas não entendem o valor do seu próprio tempo e o priorizam da maneira certa.

Como usamos nosso tempo é muitas vezes uma escolha. Na verdade, temos muito controle sobre nosso tempo. Controle não completo, mas mais controle do que pensamos.

Tente uma ou mais dessas estratégias de gerenciamento de tempo. Se você encontrar um ou mais que funcione para você, mantenha-o por 90 dias e veja a diferença que ele faz tanto na vida profissional quanto pessoal.

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Crédito da foto em destaque: Alvaro Reyes via unsplash.com


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