A eficácia com que usamos nosso tempo pode fazer uma diferença significativa em nossa produtividade pessoal e profissional. Trabalhar de forma mais inteligente, e não mais difícil, é a chave para uma produtividade eficaz e, por sua vez, para melhores resultados e uma vida melhorada.

Quando eu trabalhava em um ambiente corporativo, costumava trabalhar cerca de 14 horas por dia. Trabalhar essas longas horas me deu a oportunidade de avançar em minha carreira e trabalhar com muitas marcas globais.

Quando me mudei para posições de liderança, comecei a pensar e a trabalhar de forma diferente. Percebi que estava perdendo um tempo precioso com minha família. Muitos jantares familiares perdidos, noites de banho e ler com meus filhos mudaram meu pensamento.

Em vez de apenas tomar essas longas horas como norma, decidi que deveria haver um caminho melhor para o sucesso.

Eu criei algumas ferramentas e sistemas que me permitiram ser mais eficaz e produtiva no trabalho, mas me deu mais tempo livre para gastar com as pessoas que mais importavam. Comecei a entender que trabalhar menos poderia realmente oferecer melhores resultados.

Quando comecei meu negócio de coaching, trabalhando com empreendedores de sucesso, percebi que muitos deles também estavam trabalhando longas horas, mas não vendo os resultados que queriam.

Em vez de alavancar seu tempo para alcançar o resultado mais produtivo, eles ficaram presos em um ciclo interminável de longas horas e ocupações.

Todos nós temos as mesmas 24 horas por dia. Alguns de nós podem ter uma quantidade enorme de trabalho produtivo realizado todos os dias e ainda ter tempo para aproveitar a vida e fazer mais coisas que amamos.

Ainda outros, não têm tempo e passam a maior parte do dia sem energia sentindo-se frustrados e sobrecarregados com o que têm no prato.

Todos querem fazer o melhor uso possível do seu tempo e ser o mais produtivo possível. A eficácia com que gerenciamos nosso tempo pode fazer uma diferença significativa para o sucesso de nossa carreira ou negócio.

E se você tivesse uma estratégia para maximizar seu tempo e melhorar sua produtividade?

Se você pudesse gastar mais tempo se concentrando em suas atividades de maior valor; ter tempo para planejar o futuro; ter tempo para definir metas; ser capaz de criar um plano para fazê-los acontecer; tenha mais tempo para gastar com seus entes queridos; e ter tempo para fazer mais coisas que você ama, como se sentiria?

A chave para melhorar sua produtividade é entender por que você quer fazer isso e ter clareza sobre a diferença que fará em sua vida pessoal e profissional.

Todos nós queremos trabalhar um pouco menos, fazer mais do trabalho que amamos e ganhar mais dinheiro, mas como podemos fazer isso?

Durante meu trabalho com empresários e líderes, desenvolvi 7 Regras de Produtividade que ajudam as pessoas a alcançar seu dia de trabalho mais produtivo, não importa o que o dia envolva.

1. Obtenha clareza na frente

Para criar um Plano de Melhoria da Produtividade, precisamos primeiro entender e medir onde estamos agora antes de desenvolver planos para melhorar. Precisamos olhar para fatores internos e externos quando pensamos em medir e melhorar nossa produtividade.

A melhor maneira de medir é rever nosso desempenho desde o momento atual até quando começamos. Isso nos dá uma ideia real das melhorias que fizemos, do que estamos fazendo muito bem e das coisas que gostaríamos de melhorar. Concentra-se inicialmente nos nossos pontos fortes, dando-nos a confiança para fazer as melhorias de produtividade que queremos fazer.

Concentre-se em especificidades

Tenha um propósito claro em torno das melhorias de produtividade que você deseja fazer. Você tem clareza sobre o que está fazendo, por que está fazendo e qual é o resultado ideal?

Uma vez esclarecido, você pode criar mais “produtividade intencional” e definir melhorias específicas e mensuráveis ​​que você deseja fazer.

Quanto mais clareza você tiver em torno de qualquer situação ou projeto, melhor e mais rápido você será capaz de alcançar o resultado desejado.

Quando você está claro sobre o resultado que deseja e está motivado para alcançar esse resultado, você começará a trabalhar mais efetivamente para alcançar esse resultado.

Entenda a grande diferença que fará

É importante entender como fazer melhorias específicas fará diferença em seus negócios e vida.

Sem essa motivação focada no futuro, você pode fazer alterações por um curto período e, em seguida, voltar aos seus velhos hábitos.

  • Você vai ser mais feliz?
  • Você quer trabalhar menos horas e passar mais tempo com sua família? Se sim, o que você fará com esse tempo?
  • A construção de uma equipe eficaz é uma prioridade? Se sim, o que você poderia conseguir com uma equipe melhor?
  • Você está focado na progressão na carreira?
  • Você quer mais tempo para viajar?
  • Você está focado em se libertar?
  • Trata-se de alcançar níveis mais altos de receita?

2. Concentre-se nos pontos fortes

Quando passamos mais tempo usando nossos pontos fortes únicos, experimentamos mais felicidade, somos mais produtivos e geramos mais valor.

Fazer mais das coisas que amamos proporciona melhores resultados, aumentando a energia, a confiança e a criatividade.

Identifique seus pontos fortes de produtividade

Comece concentrando-se em seus pontos fortes:

Pegue uma folha de papel e anote todas as coisas que você faz bem, onde você se sentiu no topo do seu jogo, onde você se sentiu confiante e produziu resultados com os quais estava feliz.

Em vez de procurar desenvolver pontos fracos, em vez disso, concentre-se em seus pontos fortes pessoais e os de sua equipe, se tiver um.

Quando trabalhei para uma agência de marketing e tivemos um argumento importante, reunimos as melhores pessoas com forças e habilidades complementares para responder ao briefing.

Eu entendi que cada pessoa tinha talentos específicos, que quando reunidos com outros talentos complementares, criavam um resultado muito mais poderoso.

Olhe para se concentrar em seus pontos fortes e reunir outras forças para criar um efeito multiplicador.

3. Delegar e Terceirizar

Para maximizar nossa produtividade e alavancar nosso tempo, precisamos entender que não podemos fazer tudo sozinhos.

Precisamos determinar o que é importante, tanto pessoal como profissionalmente, e eliminar atividades de baixo valor.

A regra do Princípio de Pareto (80:20) afirma que 80% dos resultados provêm de 20% das ações, ainda que a ocupação muitas vezes nos afaste das atividades de alto valor de nossa energia mais produtiva.

Se estamos gastando muito tempo fazendo coisas das quais simplesmente não somos muito bons e não gostamos, é muito mais produtivo deixar alguém ou uma equipe assumir o trabalho.

Quando simplesmente precisamos de ajuda para concluir um projeto, em vez de aumentar o estresse tentando fazer tudo, simplesmente peça ajuda quando precisar.

Em vez de perder tempo e energia sobrecarregando a si mesmo, deixe que os outros o ajudem, para que você possa concentrar seu tempo em suas tarefas mais importantes e valiosas. Outras pessoas também têm habilidades e pontos fortes, por isso é importante identificar quem pode ajudar e onde podem agregar valor.

Para fazer com que esta parte do seu plano de melhoria de produtividade a longo prazo procure remover, delegar ou terceirizar 3 projetos ou tarefas a cada 90 dias para liberar seu tempo e melhorar ainda mais a produtividade.

4. Gerencie-se

Você pode optar por reagir constantemente a gatilhos externos ou criar estrategicamente seu dia de dentro para fora.

Quando você está claro sobre suas prioridades e sobre como seus pontos fortes exclusivos podem fornecer os resultados desejados, você se sentirá mais energizado, mais focado, mais produtivo e obterá resultados de alto desempenho todos os dias.

Crie sua versão de um dia produtivo

A chave para um dia produtivo é a sua intenção de ter um dia produtivo, em vez de apenas reagir ao seu dia e trabalhar em sua lista de tarefas definir o seu dia com antecedência.

Em vez de trabalhar em coisas que você acha que “deveria” fazer, escolha o que você quer fazer, tenha a mentalidade intencional para fazê-lo e depois siga e faça.

Escolha apenas três coisas para fazer todos os dias

Maior produtividade vem por meio de priorização. Muitas pessoas usam um planejador diário ou mantêm listas das coisas em que vão trabalhar todos os dias. Isso os ajuda a eliminar distrações e remove algumas das complexidades de suas vidas.

Aprenda a se livrar de todas as distrações neste guia:

Facilmente distraído? Aqui está sua solução

Mas o problema para muitos é que esta lista de tarefas é simplesmente uma lista de coisas que eles querem fazer ou sentem que precisam ser feitas. Quando não há clareza, não há foco sobre as tarefas a serem trabalhadas e por que elas são importantes em primeiro lugar.

Uma maneira simples de aumentar sua produtividade é obter mais clareza sobre suas prioridades. Eu recomendo escolher e trabalhar apenas em 3 Tarefas ou Projetos Principais todos os dias, sendo que os mais importantes são os primeiros.

Concentre-se em uma tarefa de cada vez

Apesar do que você pode pensar, você simplesmente não pode realizar multitarefas de forma eficaz. Em vez disso, concentre-se em apenas uma coisa de cada vez.

Começar uma coisa, parar e alternar tarefas reduz sua energia e produtividade.

Tarefas inacabadas podem criar um ambiente de dúvidas e autocensuras. Escolha o mais importante do seu top 3 e trabalhe nele até terminar.

Trabalhar em blocos de tempo

Para apoiar seu trabalho focado e produtivo em apenas uma coisa, comece a trabalhar em blocos de tempo.

Veja a tarefa em que você está trabalhando e decida quanto tempo você precisa para investir na conclusão.

Se você levar quatro horas para fazer, é uma grande prioridade bloquear essas quatro horas.

Eu sugiro usar o método 60-60-30. Trabalhe por 50 minutos, faça uma pausa de um minuto. Siga o mesmo processo novamente e faça uma pausa de 30 minutos.

Siga o mesmo processo novamente até que o projeto seja concluído para aumentar sua produtividade.

Tome mais pausas

Para fazer a estratégia acima funcionar, você precisa garantir que você é rigoroso sobre as quebras.

Você pode usar a técnica Pomodoro ou apenas definir um temporizador no seu relógio (não no seu telefone, muitas distrações).

Você descobrirá que isso realmente aumenta seu foco, concentração e produtividade. Isso garante que sua energia seja sempre alta.

Eu recomendo ir para uma caminhada, ter um almoço saudável ou fazer algo que rejuvenesça durante seus intervalos. Se você se sentir realmente cansado e perdendo o foco, você sempre pode tirar uma soneca rápida.

5. Gerencie sua energia

É essencial preservar e nutrir sua força física e mental para garantir que você esteja energizado, concentrado e produtivo todos os dias.

Abaixo estão algumas dicas que você pode usar para se preparar para o desempenho máximo:

Durma o suficiente

É importante dormir bastante para se preparar para o dia mais produtivo possível. Eu escrevi antes sobre os benefícios do sono.

Se você está lutando para dormir o suficiente e quer acordar produtivamente, experimente esta rotina noturna do CEO da Lifehack:

O melhor guia de rotina noturna: durma melhor e acorde produtivo

Tire mais tempo de folga

O fundador da Coach Strategic, Dan Sullivan, acredita que há duas maneiras de olhar o mundo: através das lentes do tempo e esforço, ou através da lente dos resultados.

Para ele, tudo se resume a maximizar os resultados e minimizar o tempo e o esforço envolvidos para produzi-los. Seu sistema de tempo é focalizar seu tempo, energia e criatividade para produzir seus melhores resultados.

Ele sugere fazer “Dias Livres” regulares (um dia de 24 horas, da meia-noite à meia-noite, durante o qual não há atividades relacionadas ao trabalho) para se preparar para períodos de alta produtividade e criatividade.

“Em vez de ver o tempo de folga do trabalho como recompensa, veja-o como uma pré-condição necessária para o sucesso.” – Dan Sullivan

Este tempo livre ajuda a garantir que você esteja bem descansado, rejuvenescido e pronto para enfrentar seus maiores desafios.

Crie uma hora de energia matinal

Criando uma rotina matinal pode dar-lhe a motivação intencional para ter um dia produtivo. Em vez de reagir ao seu dia, você estrategicamente configura seu dia para ser inspirado em alta performance.

Tire uma hora ou 90 minutos para se concentrar em si mesmo e em suas tarefas mais importantes. Esta pode ser uma mistura de meditação, exercício, leitura, comer um café da manhã saudável, expressar gratidão e colocar nossas tarefas mais importantes para o dia.

Encontre uma rotina que funcione para você. Misture e misture algumas coisas diferentes até encontrar o significado, a motivação e o propósito que parece certo.

Para obter dicas sobre como criar sua rotina matinal, leia a rotina matinal final para torná-lo feliz e produtivo durante todo o dia

Comece a dizer não mais frequentemente

Em vez de trabalhar mais e mais, devemos concentrar nosso tempo e energia nas atividades que geram os maiores resultados e nos trazem mais felicidade.

Pare de dizer sim a pessoas, projetos e coisas que diminuem sua energia e trazem pouco ou nenhum resultado.

“A diferença entre pessoas bem-sucedidas e pessoas de muito sucesso é que pessoas muito bem-sucedidas dizem“ não ”a quase tudo.” – Warren Buffett

Pare de se preocupar com a perfeição

Muitas pessoas estão se preparando para começar. Eles estão esperando pelo momento perfeito para agir.

Se você esperar pelo momento perfeito, você nunca poderá começar. Perfeccionismo é feito em nossas mentes. É um objetivo inatingível.

É muito mais gratificante simplesmente começar e concluir um projeto simplesmente fazendo um ótimo trabalho.

Se você vive em um mundo de “Deve fazer”, talvez nunca seja realmente vendido no projeto e se envolva emocionalmente o suficiente para concluí-lo.

No entanto, se você vier de um local chamado “Want To”, você optou por tornar esse projeto uma área de foco para você.

Se você quiser mais conselhos sobre como evitar o perfeccionismo, dê uma olhada neste artigo: Como o perfeccionismo secretamente te ferra

6. Medir e rever continuamente

A base de qualquer plano de melhoria da produtividade deve incluir o progresso que você pode medir.

Quando estamos progredindo em direção aos nossos objetivos e fazendo melhorias, nos sentimos muito mais felizes e confiantes.

Objetivos vagos ou gerais não nos dão o mesmo sentimento de realização do que algo específico.

Se você definir seu plano de melhoria de produtividade em termos de progresso específico e mensurável, você se sentirá mais fundamentado e menos sobrecarregado.

Medir o progresso da sua produtividade pessoal também garante que você não compare seu desempenho com os outros.

“A comparação é o ladrão da alegria.” – Theodore Roosevelt

Definir metas de produtividade

Para desenvolver seus músculos de definição de metas, anote 5 melhorias específicas de produtividade pessoal e profissional que você deseja fazer nos próximos 90 dias.

Torne-os mensuráveis ​​para que possam ser rastreados e revisados ​​mensal e semanalmente.

Isso pode incluir reduzir suas horas de trabalho por um número específico ou se comprometer a tentar uma rotina matinal pelos próximos 14 dias.

Decida o que é mais importante e o que pode fazer a maior diferença.

Rever o desempenho do projeto

Seus objetivos de produtividade e seu plano de ação criarão uma diferença tangível para os projetos em que você está trabalhando.

Antes de começar, defina vários critérios de sucesso e, em seguida, analise o projeto concluído com base nesses critérios.

Anote as melhorias que foram feitas através de suas mudanças de produtividade e quaisquer outras coisas para trabalhar com o seu próximo projeto.

7. Simplifique

A chave para melhorar sua produtividade é simplificar e simplificar o máximo possível.

Todos nós temos muita complexidade em nossas vidas, é difícil manter o controle e nos concentrar em nossas atividades mais importantes, tanto pessoal quanto profissionalmente.

Isso pode ser um calendário fora de controle, uma caixa de entrada cheia, uma enorme lista de tarefas, confusão mental, muitas demandas do seu tempo ou muitos prazos para cumprir.

Isso causa uma sensação de estar preso ou sobrecarregado e pode levar a fadiga e estresse contínuos. Eu escrevi sobre isso no meu artigo Como ajudar a ansiedade quando a vida está estressando você.

Continue tentando simplificar sua vida, concentrando-se nas atividades que proporcionam os maiores resultados e que lhe trazem mais alegria e satisfação.

Se você puder manter-se livre de atividades de baixo valor, que drenam a energia, você pode criar um impacto maior nas coisas, pessoas e projetos que realmente importam.

Este é um processo contínuo, mas pense em quanto melhor sua vida seria se continuasse ficando mais simples e simples.

Qualquer e todos os aprimoramentos aumentarão ainda mais sua confiança.

The Bottom Line

Estas 7 Regras e estratégias de apoio podem ser postas em prática para ajudá-lo a dar o primeiro passo para aumentar a eficácia, confiança e produtividade.

Por que não escolher uma ou duas e ver como elas podem fazer a diferença em seus negócios e vida?

Cada progresso e melhoria em sua produtividade e felicidade podem tornar sua vida mais agradável e garantir que seus resultados continuem melhorando.

O mais importante é apenas começar seu plano de melhoria de produtividade.

Crédito da foto em destaque: Damian Patkowski via unsplash.com

Categorias: Life Hack

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